Dobre, nowoczesne strony internetowe są potrzebne jednostkom administracji samorządowej czy innym instytucjom publicznym m.in. ze względów wizerunkowych, ale nie tylko. Takie witryny są źródłem informacji zarówno dla mieszkańców, jak i turystów czy potencjalnych inwestorów. Muszą też spełniać szereg wymogów ustawowych. Sprawdźmy więc, co musi, a co powinno znaleźć się na stronie www gminy czy innego urzędu, oraz czym powinna wyróżniać się taka witryna. 

Dlaczego warto, by urząd miał dobrą stronę www?

Oto kilka argumentów, które powinny przekonać nawet sceptyków nowoczesnych technologii:

• Strony www urzędów odwiedzają zarówno mieszkańcy, jak i turyści oraz potencjalni inwestorzy. Żeby stała się ona wizytówką gminy, miasta czy starostwa, powinna być nowoczesna, działać sprawnie, prezentować dany obszar w dobrym świetle i zawierać aktualne, dobrze podane treści. 
• Witryna, która podąża z duchem czasu, nie tylko poprawia wizerunek instytucji, ale też wzbudza większe zaufanie użytkowników – mieszkańców oraz partnerów biznesowych.  
• Strona internetowa urzędu umożliwia sprawną i skuteczną komunikację z mieszkańcami. Jest źródłem informacji o wydarzeniach czy usługach; miejscem, w którym użytkownicy znajdą aktualne ogłoszenia, komunikaty czy akty prawne. Musi także być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z wytycznymi WCAG (więcej na ten temat za chwilę).
• Sprawnie działająca witryna może usprawniać procesy administracyjne i dawać możliwość np. składania wniosków, rejestracji wizyt czy kontaktów na linii pracownicy-mieszkańcy.
• Nowoczesna strona www, zaprojektowana i zdrożona zgodnie ze standardami bezpieczeństwa zapewnia bezpieczeństwo, poufność oraz integralność danych. 

Strony internetowe gmin i urzędów – wymogi formalne i jak je spełnić?

Portale instytucji samorządowych muszę po pierwsze być dostosowane do wymogów WCAG, a po drugie udostępnić użytkownikom sekcję BIP (Biuletyn Informacji Publicznej). W ten sposób spełnią ustawowe wymogi. 

STANDARD WCAG

WCAG to zbiór zasad, których należy przestrzegać przy tworzeniu stron www, aby były one dostępne dla osób z niepełnosprawnościami czy zaburzeniami poznawczymi i motorycznymi. I o ile np. dla prywatnych przedsiębiorców WCAG może stanowić wyłącznie drogowskaz, którym mogą, ale nie muszą się sugerować, o tyle jednostki administracji publicznej mają już obowiązek przestrzegania wytycznych. Więcej na temat znajdziesz we wpisie: Strony w standardzie WCAG – jakie warunki muszą spełnić i co to jest dostępność cyfrowa?. Dowiesz się z niego np. jakie są przykładowe rozwiązania, które warto zastosować na stronie, żeby spełnić kryteria WCAG.

Ważne! Ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych nakłada obowiązek stosowania się do zasad WCAG np. na jednostki samorządowe. Za niestosowane się tych podmiotów do zasad dostępności cyfrowej Ministerstwo Cyfryzacji może nałożyć karę do 10 000 zł lub cofnąć dotacje przyznane ze środków unijnych. 

SEKCJA BIP

Podmioty publiczne lub podmioty, które realizują zadania publiczne, są zobligowane do prowadzenia Biuletynów Informacji Publicznej (BIP). Dany podmiot, w tym także urząd gminy, na swojej stronie BIP musi publikować informacje takie jak:

• status prawny lub forma prawna jednostki,
• przedmiot działania i kompetencje,
• organy i osoby sprawujące poszczególne funkcje oraz ich kompetencje,
• majątek, którym dysponuje podmiot,
• tryb działania,
• sposoby załatwiania spraw,
• informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach, a także o sposobach i zasadach udostępniania danych.

Żeby strona www spełniała wymogi prawne, warto, aby jej projektowaniem i wdrożeniem zajęli się specjaliści. Jeśli szukasz ekspertów, którzy stworzą profesjonalną, nowoczesną i przyjazną dla użytkownika stronę, zachęcamy do kontaktu z nami. Zajmujemy się zarówno projektowanie i wdrażaniem stron, jak i ich administrowaniem oraz kompleksową obsługą. 

Co jeszcze powinno znaleźć się na stronie gminy lub urzędu?

Poniżej przedstawiamy kilka elementów, które powinny znaleźć się na stronie jednostki samorządowej.

Aktualności

Bieżące informacje z życia powiatu, gminy czy miasta to miejsce, do którego użytkownicy zaglądają bardzo często. Taka strona powinna być więc łatwo dostępna, interaktywna i przejrzysta. Warto umieszczać tu atrakcyjne (ale autentyczne) zdjęcia, materiały wideo czy inforgrafiki. 

Kalendarium

Na stronie www urzędu gminy czy miasta powinno znaleźć się kalendarium z informacjami o nadchodzących festynach, koncertach, wydarzeniach sportowych czy kulturalnych, a także innych, ważnych eventach. 

Odnośniki do e-Urzędu 

Użytkownicy lubią wygodne, proste rozwiązania i coraz chętniej sięgają po narzędzia online służące do załatwiania spraw urzędowych. Właśnie dlatego warto dodać na stronę odnośniki do systemu ePUAP. Powinny one znajdować się w dobrze widocznych miejscach.

Jaka powinna być strona www gminy i urzędu?

Strona gminy czy innego urzędu, jak każda nowoczesna strona, powinna być przede wszystkim:

Dopasowana do urządzeń różnego typu (responsywna) – musi wyglądać i działać tak samo dobrze na każdym urządzeniu, w tym na laptopie, smartfonie i tablecie. 

Intuicyjna w obsłudze i przejrzysta – użytkownicy powinni móc szybko i bez trudności znaleźć to, czego szukają. Warto zadbać więc o przystępną, jasną mapę strony, intuicyjne i łatwe w obsłudze menu, a także przejrzysty layout. 

Atrakcyjna wizualnie – witryna urzędu musi zachęcać użytkowników do korzystania z niej. Żeby tak się stało, powinna być jasna i przejrzysta, urozmaicona atrakcyjnymi zdjęciami i grafikami, a także zgodna z systemem identyfikacji wizualnej gminy czy miasta. Wszystkie podstrony powinny być spójne pod kątem wizualnym i użytkowym.

Niezawodna i szybka – strona musi działać sprawnie, nie może się zacinać, wszystkie grafiki, materiały wideo i treści muszą wczytywać się szybko i płynnie. Dzięki temu witryna zapewni użytkownikom wyłącznie pozytywne wrażenia. 

Zbudowana na łatwym systemie zarządzania treścią – sprawny i prosty w obsłudze CMS (np. WordPress) sprawi, że wprowadzanie wszelkich aktualizacji i administrowanie serwisem będzie proste, szybkie i intuicyjne. To ważne, ponieważ minimalizuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów na stronie, a także skraca czas obsługi serwisu. 

A jeśli chcesz oddać obsługę strony internetowej urzędu w ręce specjalistów, jesteśmy po to, by Cię w tym wesprzeć. Możemy przygotować stronę od podstaw, zintegrować ją z obecnymi bazami danych, a także zająć się jej administracją po wdrożeniu jej w życie. Zachęcamy do kontaktu.